SMSEagle pomaga usprawnić komunikację z mieszkańcami Gminy Masłów

• Gmina Masłów wdraża Sprzętową Bramkę SMS SMSEagle, aby usprawnić komunikację pomiędzy mieszkańcami a Urzędem Gminy
• SMSEagle umożliwia wysyłanie aktualizacji, alertów i informacji o takich sprawach jak: odbiór śmieci, przerwy w dostawie prądu, spotkania, terminy płatności podatków, lokalne wydarzenia
• Nowy system komunikacji otrzymuje bardzo pozytywne opinie od mieszkańców i do tej pory zarejestrował ponad 1000 abonentów

Gmina Masłów to gmina wiejska w województwie świętokrzyskim, w powiecie kieleckim, która administruje obszarem zamieszkanym przez ponad 11000 mieszkańców w 12 różnych miejscowościach. Zadaniem gminy jest bieżące i nieprzerwane zaspokajanie zbiorowych potrzeb ludności w drodze świadczenia powszechnie dostępnych usług. Gmina, w ramach swoich zadań, realizuje także szereg ważnych obowiązków informacyjnych. Dotyczą one m.in. odbioru odpadów, przerw w dostawach energii elektrycznej, zebraniach i sesjach rady gminy, spraw komunikacyjnych, spraw związanych z remontem ulic, zaproszeniach na konsultacje społeczne, zmianach w organizacji obsługi mieszkańców oraz organizacji wydarzeń kulturalnych.

Problem: nieskuteczna komunikacja z obywatelami

Urząd Gminy Masłów, jako jednostka samorządu terytorialnego, borykał sie z trudnościami w koordynowaniu skutecznej komunikacji ze swoimi mieszkańcami. Informacje mieszkańcom przekazywane były za pomocą strony internetowej, Biuletynu Informacji Publicznej i profilu na Facebooku, Niestety informacje nie zawsze docierały do wszystkich zainteresowanych. Nie każdy mieszkaniec gminy miał techniczną możliwość korzystania z tych kanałów informacyjnych. Gmina potrzebowała rozwiązania, które zapewniłoby, że istotne informacje dotrą szybko do wszystkich zainteresowanych mieszkańców.

W poszukiwaniu rozwiązania: Prostota użytkowania i dostępność dla wszystkich

Pan Tomasz Haba, informatyk gminy Masłów, wraz z Referatem Promocji i Rozwoju Gminy, poszukiwali rozwiązania komunikacyjnego, które pomogłoby rozwiązać obecne problemy a zarazem byłoby proste, dostępne i łatwe w użyciu dla wszystkich. Wybierając komunikację SMS zamiast dedykowanej aplikacji na smartfony, gmina wybrała bramkę SMSEagle jako nowy element infrastruktury komunikacji obywatelskiej.

Prosta w obsłudze bramka SMS wyeliminowała potrzebę posiadania dodatkowych aplikacji i skomplikowanych konfiguracji. Od nastolatków po osoby starsze, praktycznie każdy posiadający telefon komórkowy może otrzymywać wiadomości wysyłane za pomocą SMS. Wbudowane funkcje, które udostępnia bramka SMSEagle, takie jak: grupy odbiorców, planowanie wysyłki wiadomości i personalizacja, sprawiają, że działania komunikacyjne mogą być skuteczne i nie wymagają wysiłku dla obsługujących.

Bezproblemowe wdrożenie nowego kanału komunikacji

Gmina Masłów znalazła Sprzętową Bramkę SMS SMSEagle poprzez proste poszukiwania w Internecie. Informatyk Gminy wybrał model jednomodemowy SMSEagle NXS-9700-4G. Wybór i zakup został pozytywnie oceniony i dofinansowany z unijnego Konkursu Grantowego Cyfrowa Gmina Oś Priorytetowa V. Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia – REACT-EU Działanie 5.1 Rozwój cyfrowy JST oraz wzmocnienie cyfrowej odporności na zagrożenia.

Wdrożenie odbyło się w czerwcu ubiegłego roku i wymagało jedynie prostej konfiguracji wykonanej w całości przez Informatyka Gminy. Informacja o uruchomieniu nowego kanału komunikacyjnego została ogłoszona na stronie internetowej gminy, profilu Facebook, na plakatach na tablicach ogłoszeń oraz w lokalnej prasie „Kurier Masłowski”. Zainteresowani mieszkańcy mogli po prostu wysłać wiadomość SMS na numer bramki SMSEagle, podając nazwę swojej miejscowości, a system automatycznie dodawał ich zarówno do ogólnej grupy odbiorców, jak i tej dedykowanej danej miejscowości. Wypisanie się z grupy było równie proste – wystarczyło wysłać SMS o treści STOP na numer bramki.

Wszechstronne wykorzystanie bramki SMSEagle

Gmina Masłów wykorzystuje funkcje bramki SMSEagle do usprawnienia komunikacji z mieszkańcami na wielu różnych polach. Rodzaje aktualnie wysyłanych informacji to m.in.:

• terminy selektywnej zbiórki odpadów
• planowane wyłącznenia zasilania
• spotkania wiejskie
• terminy posiedzeń i komisji Rady Gminy Masłów
• upływające terminy płatności podatków lokalnych
• utrudnienia w ruchu (remonty ulic) i nagłe zagrożenia
• zaproszenia do udziału w konsultacjach społecznych
• ograniczenia w funkcjonowaniu biura (np. dzień wolny, zamknięta kasa, ograniczona obsługa w dziale)
• wydarzenia kulturalne

System wysyła również indywidualne komunikaty informujące np. o zaległościach płatniczych lub zaproszeniach do osób zainteresowanych preferencyjnym zakupem węgla prowadzonym przez gminę.

Pan Tomasz Haba dodaje: „Ponieważ urządzenie SMSEagle znajduje się w serwerowni Urzędu Gminy, skorzystaliśmy także z możliwości wykorzystania go do monitorowania i raportowania temperatury naszej infrastruktury IT. Wbudowane czujniki mogą wysyłać alarmy za pomocą SMS gdy określone limity zostaną przekroczone”.

Bramka SMSEagle rewolucjonizuje lokalną komunikację

Nowy system SMS Gminy Masłów, w którym do tej pory zarejestrowało się blisko 1000 mieszkańców, cieszy się rosnącą liczbą subskrybentów i otrzymał wiele pozytywnych opinii od mieszkańców. „Wsparcie, jakie otrzymaliśmy od producenta bramek SMSEagle, było znakomite – mówi Tomasz Haba – charakteryzowało się szybką reakcją helpdesku, indywidualnym podejściem do naszych potrzeb i skutecznym rozwiązywaniem problemów. Z niecierpliwością czekamy na rozszerzenie naszego wykorzystania bramki SMSEagle, w tym jej funkcjonalności Email-to-SMS”.

Wójt Gminy dodaje: „Gmina Masłów planuje w najbliższej przyszłości wykorzystanie SMSEagle w komunikacji z kandydatami i członkami Obwodowych Komisji Wyborczych, podczas nadchodzących wyborów. Udana integracja bramki SMSEagle naprawdę zrewolucjonizowała lokalną komunikację administracyjną, udowadniając, że jest niezbędnym zasobem dla naszej społeczności”.